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'상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람' 점검표에서 병원 코디네이터는 오래된 정보와 부족한 설명을 따로 표시한다. 상담과 콘텐츠 업무를 함께 맡는 병원의 현재 질문에 맞는 문장은 그대로 두고 나머지만 고친다. 병원 코디네이터는 '상담과 콘텐츠 업무를 같이 맡는 병원에서 상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람을 새로 쓰지 않고 고친 이유'을 검색용 제목으로만 관리하지 않는다. 상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람 글이 내부 상담과 공유에서 ‘상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람’이 쓰이는지 병원 코디네이터가 확인해 유지 이유를 함께 기록한다.
상담과 콘텐츠 업무를 함께 맡는 병원의 '상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람' 문서에서 병원 코디네이터는 현장 질문을 그대로 복사하지 않는다. ‘상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람’ 의미만 살려 병원 코디네이터가 읽는 사람의 언어로 ‘상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람’을 다시 쓰는 원칙을 병원 코디네이터가 유지한다. 결국 '상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람'의 관리 기준은 글 수가 아니라 역할이다. 병원 코디네이터는 내원 전 독자에게 필요한 문서만 남겨 검색 목록이 복잡해지지 않게 한다.
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병원 코디네이터는 다음 진료 일정에 '상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람' 문서의 첫 문단과 최근 예약 메모와 상담 질문를 나란히 본다. 둘 사이의 간격이 크면 상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람 설명부터 손본다. '상담과 콘텐츠 업무를 같이 맡는 병원에서 상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람을 새로 쓰지 않고 고친 이유'이 실제 상담 과정에서 쓰이는지 병원 코디네이터는 다음 점검 때 확인한다. 활용이 계속되면 상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람 문서는 유지하고 정보만 최신 상태로 맞춘다.
예약 메모와 상담 질문를 월별로 비교한 병원 코디네이터는 '상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람'의 질문이 사라졌는지도 본다. 더 이상 쓰이지 않는 설명은 문서 안에서 비중을 낮추거나 정리한다. '상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람' 관리가 안정되면 병원 코디네이터는 비슷한 주제를 새로 만들기보다 현재 글의 빈칸부터 찾는다. 상담과 콘텐츠 업무를 함께 맡는 병원의 콘텐츠 수를 무작정 늘리지 않는 방식이다.
상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람을 다음 일정에서 다시 확인하는 기준
'상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람' 문서가 다른 글과 겹치기 시작하면 병원 코디네이터는 통합 가능성을 먼저 검토한다. 예약 메모와 상담 질문의 질문 차이가 분리 기준이 된다.
병원 코디네이터는 '상담 직전 필요한 서류를 찾는 사람'의 수정 이유를 월간표에 남겨 다음 판단의 출발점으로 쓴다. 기록이 쌓이면 중복 작업도 줄어든다.
